janvier 29, 2023

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’e-procurement est une solution à laquelle plusieurs entreprises font souvent recours. C’est un outil facile d’utilisation et qui fonctionne suivant un processus assez simple. Il présente de nombreux avantages pour les sociétés qui souhaitent s’approvisionner plus facilement. Découvrez ici l’essentiel à savoir sur l’e-procurement et les atouts dont elle dispose.

En quoi consiste l’e-procurement ?

L’e-procurement est un outil électronique destiné à l’approvisionnement dans les sociétés ou organisations. En effet, elle leur permet de mieux gérer leurs achats de matériel sur les plateformes en ligne. L’e-procurement est uniquement réservé au domaine du business to business. Il ne s’utilise donc pas pour des achats entre un particulier et une entreprise. Ses fonctionnalités sont multiples et lui permettent de :

  • contrôler les commandes de l’entreprise ;
  • facturer les produits ;
  • gérer les stocks ;
  • effectuer la gestion comptable des achats, etc.

L’e-procurement est la solution idéale pour les entreprises qui en tirent de nombreux avantages, dont le gain d’argent au cours de leurs achats.

Comment fonctionne l’e-procurement ?

L’e-procurement est un outil dont l’utilisation se fait en trois étapes. L’entreprise doit d’abord faire le choix des produits dont elle a besoin. La commande est ensuite envoyée et la société reçoit sa facture.

Choix des produits

Ici, l’équipe chargée de l’approvisionnement au sein de l’entreprise fait le choix des produits nécessaires sur une plateforme. À cet effet, le fournisseur met à votre disposition, un catalogue qui contient les différents éléments dont a besoin une société.

En plus de cela, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement spécialisé pour effectuer les choix appropriés. C’est un processus assez simple qui vous permet d’accéder plus facilement à l’étape de la demande d’achat.

Envoie de la commande

Après la sélection des articles, vous pouvez envoyer la commande au fournisseur. Cette opération peut s’effectuer de différentes façons. En effet, il est possible d’envoyer la commande via un message Electronic Data Interchange.

Vous avez alors à votre disposition, un outil permettant d’échanger les documents entre le fournisseur et le client B2B. Cependant, vous pouvez opter pour l’envoi automatique de la commande au fournisseur.

Réception de la facture

Après la commande, la facture qui y correspond est envoyée à l’acheteur. Celle-ci se présente d’ailleurs sous plusieurs formes. Elle peut, par exemple, être sous la forme d’un fichier PDF que vous recevez dans les plus brefs délais. La facture peut également être un document de type Electronic Data Interchange. Vous pouvez ensuite payer le fournisseur selon le mode de paiement choisi.

Quels sont les avantages de l’e-procurement ?

L’e-procurement présente plusieurs avantages pour les entreprises qui l’utilisent. Elle permet notamment de faire des économies, mais aussi de gagner du temps. C’est un outil qui facilite le processus d’approvisionnement des sociétés et organisations.

La réduction et la maîtrise des coûts

L’e-procurement nécessite peu de main-d’œuvre pour l’approvisionnement des entreprises. Cela réduit considérablement les frais de transaction. Ainsi, les prix des produits sont revus à la baisse. En outre, il permet aux entreprises de mieux gérer leurs dépenses. Cela contribue à une bonne transparence des procédures d’achat et un important gain financier.

L’amélioration des procédures d’achat et un délai moins long

Utiliser l’e-procurement permet aux entreprises de gagner du temps et d’améliorer leur productivité. En effet, les délais d’attente sont très courts, car vous n’avez plus besoin d’attendre longtemps l’envoi postal. Cela permet aux fournisseurs d’effectuer les livraisons à temps.

L’autonomisation et la recherche d’offres

Les solutions e-procurement donnent la possibilité d’automatiser le processus d’achat. Cet outil évite à l’acheteur de s’occuper manuellement de cette tâche. De plus, grâce aux catalogues mis à leur disposition, les entreprises peuvent facilement comparer les prix des produits. Cela facilite grandement la recherche d’offres.

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